La séance d’intelligence collaborative
Plus besoin de contraindre tous les participants (élus, partenaires, etc.) de se déplacer pour se réunir autour d’une même table, au même moment. Vous gagnez du temps, de la souplesse et en réactivité. La séance collaborative est mise en place à l’aide de deux outils numériques : vous ouvrez une visioconférence via ZOOM ou Jitsi et proposez des séquences de contribution paramétrées en amont sur la plateforme Beekast.
Depuis chez eux ou depuis leur lieu de travail, les participants se connectent à la séance à l’heure indiquée via les liens que vous aurez au préalable transmis dans l’invitation. Ils vous écoutent, réagissent et expriment leur point de vue. Autre avantage : Beekast peut être utilisé en conservant l’anonymat, moins formel, les participants sont ainsi plus stimulés et s’expriment plus facilement qu’en présentiel. Que ce soit pour permettre de faire connaissance ou pour porter une réflexion de fond autour d’une thématique bien précise, la solution s’adapte !
Après la séance, c’est encore du temps de gagné : la formalisation des contributions de chaque séquence peut être réalisée en temps réel et livrée par l’outil, gage d’efficacité. Les résultats peuvent être observés et approuvés collectivement !
- Définir les objectifs de la séance
- Elaborer le déroulé, le séquençage
- Définir les techniques d’animation pour chaque séquence
- Former les équipes projet à l’utilisation des outils en ligne
- Réserver la salle virtuelle, paramétrer les outils
- Assister à la connexion (diffusion d’un mini-guide pratique à destination des participants, ouverture de la réunion 30 minutes avant le démarrage pour permettre aux participants de faire des tests de connexions et d’appréhender les outils, aide téléphonique personnalisée pour accompagner les moins habitués à se connecter)
- Synthétiser les échanges et formaliser la restitution
