Le point info visio
Moins de déplacements, plus de simplicité et de flexibilité pour eux ! C’est sous la forme de visioconférences (via l’outil Zoom ou Jitsi, par exemple) que vous donnez rendez-vous aux participants pour leur partager des informations sur l’avancée de votre projet. Ceux-ci choisissent de se connecter au moment de la réunion via leur ordinateur ou leur smartphone.
Ces temps d’information, mêmes courts, sont d’autant plus nécessaires dans une période où les participants ont besoin d’être rassurés concernant ce qui se passe à côté de chez eux… Ces rendez-vous peuvent se tenir de façon mensuelle voire hebdomadaire selon les actualités du projet ou du chantier. En fonction du nombre de participants et des objectifs visés, il peut être envisagé de consacrer une séquence dédiée aux questions/réponses via un outil collaboratif (Beekast par exemple). Cette solution répond parfaitement aux besoins d’échanges réguliers avec un Comité de suivi, pensez-y !
- Définir le déroulé et les modalités d’invitation à la rencontre
- Former les équipes projet à l’utilisation des outils en ligne
- Réserver la salle virtuelle, préparer les outils
- Assister à la connexion (diffusion d’un mini-guide pratique à destination des participants, ouverture de la réunion 30 minutes avant le démarrage pour permettre aux participants de faire des tests de connexions et d’appréhender les outils, aide téléphonique personnalisée pour accompagner les moins habitués à se connecter)
- Animer la réunion
- Synthétiser les échanges et mettre en partage le compte-rendu
- Proposer un échange téléphonique aux personnes ne disposant pas des outils numériques
